Prywatność

POLITYKA PRYWATNOŚCI

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) informujemy, iż: 

1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest INNOVATIVE Facility Management Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Świętojerskiej 5/7, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawa w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000485253, NIP: 525-25-71-147, REGON: 146961396 (dalej „IFMPL” lub „Administrator”);

Z Administratorem można kontaktować się:

2. Przetwarzanie danych osobowych.

a) Kandydaci do pracy i współpracy – celem przetwarzania danych osobowych jest przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego. Przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy następuje w związku z zamiarem zawarcia umowy lub na podstawie ich zgody. Udostępnianie danych osobowych ma charakter dobrowolny, jednakże w przypadku nieudostępnienia danych osobowych, nie będzie możliwe wzięcie udziału w procesie rekrutacyjnym. Dane konieczne do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego to: imię, nazwisko, adres zamieszkania, dane kontaktowe, dane dotyczące wykształcenia oraz dotychczasowego doświadczenia i inne dane podane przez kandydata na pracownika lub współpracownika. Okres przechowywania danych: do 6 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacyjnego. W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych podczas dalszych rekrutacji: do 5 lat.

b) Osoby kontaktujące się z IFMPL - celem przetwarzania danych osobowych jest komunikacja z osobami kontaktującymi się z IFMPL. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest uzasadniony interes Administratora polegający na umożliwieniu komunikacji, ewentualnego nawiązania relacji z osobą kontaktującą się, udzielenie niezbędnych informacji. Przetwarzane dane osobowe to: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres do korespondencji oraz inne informacje podane przez osobę kontaktującą się z Administratorem. Udostępnianie danych osobowych ma charakter dobrowolny, jednakże w przypadku nieudostępnienia danych osobowych, proces komunikacyjny może być utrudniony bądź niemożliwy do zrealizowania. Okres przechowywania danych: tak długo, jak jest to konieczne dla realizowania uzasadnionego prawnie interesu Administratora lub osoby trzeciej.

c) Kontrahenci i przedstawiciele kontrahentów - celem przetwarzania danych osobowych jest zawarcie i/lub realizacja umowy oraz utrzymywanie relacji z kontrahentami. Przetwarzanie danych osobowych kontrahentów i osób przez nich wskazanych (w tym ich pracowników i współpracowników) następuje w celu zawarcia lub wykonania umowy bądź na podstawie uzasadnionego interesu Administratora, tj. umożliwieniu komunikacji i utrzymywania relacji z kontrahentem, jak również wykonywania umowy. Przetwarzane dane osobowe to: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, miejsce pracy, stanowisko, adres prowadzenia działalności gospodarczej, NIP, REGON, numer PESEL oraz inne dane niezbędne w celu zawarcia i/lub realizacji umowy oraz utrzymywania relacji z kontrahentami. Udostępnianie danych osobowych jest konieczne celem utrzymywania relacji lub zawarcia/realizacji umowy, gdy relacja jest prowadzona (lub gdy umowa zostaje zawarta) z osobą fizyczną. W przypadku osób, które reprezentują osobę prawną, podanie ich danych nie jest konieczne, jednakże umożliwia ono kontakt z Administratorem. Okres przechowywania danych: okres obowiązywania umowy zawartej z kontrahentem oraz okres niezbędny do umożliwienia realizacji przez strony roszczeń wynikających z takiej umowy, nie krócej jednak niż przez okres wynikający z przepisów prawa lub tak długo, jak jest to konieczne dla realizowania uzasadnionego prawnie interesu Administratora lub osoby trzeciej..

d) Marketing - celem przetwarzania danych osobowych jest marketing własny Administratora, w szczególności zaś komunikacja z odbiorcami, prowadzenie serwisu internetowego, organizacja wydarzeń, przesyłanie newslettera, informacji handlowych, reklamowych, ofert oraz zaproszeń na organizowane wydarzenia, jak również korespondencja na temat bieżącej działalności IFMPL. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zgoda osoby, której dane dotyczą, bądź uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu działań marketingowych, utrzymywaniu relacji z osobami, których dane dotyczą oraz udzielaniu im niezbędnych informacji. Przetwarzane dane osobowe to: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, miejsce pracy, stanowisko, adres prowadzenia działalności gospodarczej. Podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, lecz jest konieczne w celu umożliwienia wysyłki korespondencji oraz kontaktu. Okres przechowywania danych: do momentu wycofania zgody lub tak długo, jak jest to konieczne dla realizowania uzasadnionego prawnie interesu Administratora lub osoby trzeciej.

e) Baza danych pracowników (akt osobowych), także przekazanych do firm podwykonawczych – kadry, księgowość - celem przetwarzania danych osobowych jest przeprowadzenie procesu zatrudnienia pracownika. Przetwarzanie danych osobowych pracowników następuje w związku z zawarciem umowy lub na podstawie ich zgody. Udostępnianie danych osobowych ma charakter obligatoryjny, w przypadku nieudostępnienia danych osobowych, nie będzie możliwe zatrudnienie pracownika. Dane konieczne do przeprowadzenia procesu to: imię, nazwisko, adres zamieszkania, dane kontaktowe, dane dotyczące wykształcenia oraz dotychczasowego doświadczenia, wynagrodzenie i inne dane podane przez kandydata na pracownika lub współpracownika. Okres przechowywania danych: 50 lat dla Pracowników zatrudnionych do 31-12-2018 r. oraz 10 lat dla Pracowników zatrudnionych po 01-01-2019 r. IFMPL a w tym przypadku firma zewnętrzna dla każdego zatrudnionego na podstawie umowy o pracę pracownika zakłada i prowadzi teczkę czterodzielną - akta osobowe. W pierwszej części zamieszczane są dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w drugiej dokumenty związane z nawiązaniem umowy o pracę oraz przebiegiem zatrudnienia, natomiast w trzeciej dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, czwarta część odnosi się do kar i nagród nałożonych na Pracownika. Poszczególne dokumenty odpowiednio ponumerowane i ułożone chronologicznie. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. 1996.62.286) po ustaniu zatrudnienia pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej (akt osobowych) przez 50 lat przed datą 31-12-2018r. oraz 10 lat po 01-01-2019 r. licząc od dnia zakończenia pracy.

W trakcie obowiązywania umowy o pracę są również generowane dokumenty, które nie tworzą części akt osobowych pracownika, między innymi:

    listy obecności,

    harmonogramy pracy,

    wnioski urlopowe,

    kopie wydanych zaświadczeń.

Powyższe dokumenty mogą być znaczące w przypadku sporów sądowych z pracownikami, w związku z tym, pomimo braku bezpośredniego obowiązku ich przechowywania, IFMPL archiwizuje je przez okres 3 lat. Termin ten wynika z art. 291 Kodeksu pracy, zgodnie z którym roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.

3. Udostępnianie danych osobowych

Dane mogą być udostępniane podmiotom i organom upoważnionym do przetwarzania tych danych na podstawie przepisów prawa. Dane mogą być również udostępniane podmiotowi Innovative Facility Services Polska Sp. z o.o. (IFSPL) i ich kontrahentów/dostawców usług, w szczególności doradcom, kancelariom prawniczym, notarialnym i podatkowym, dostawcom usług informatycznych, kontrahentom świadczącym usługi związane z obsługą budynków należących lub zarządzanych przez spółkę IFSPL (np. agencja ochrony, obsługa nieruchomości, serwisy techniczne), marketingowych (np. agencja eventowa/PR, zakład fotograficzny, zakład drukarski), usług z zakresu archiwizacji i niszczenia dokumentów, finansowo-księgowych oraz ubezpieczeniowych, przy czym podmioty te przetwarzają dane na podstawie umowy z administratorem i zgodnie z jego poleceniem.

4. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Dane osobowe nie są przekazywane do organizacji międzynarodowej ani do państw trzecich znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

5. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany celem podejmowania decyzji, w tym w celu dokonania profilowania.

6. Prawa osoby, której dotyczą dane

W związku z przetwarzaniem danych osobowych osobom, których dane są przetwarzane przysługuje (odpowiednio) prawo do:

  • żądania od Administratora dostępu do przetwarzanych danych osobowych,
  • żądania od Administratora sprostowania przetwarzanych danych osobowych,
  • żądania od Administratora usunięcia przetwarzanych danych osobowych,
  • żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
  • przenoszenia danych osobowych,
  • wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych, przy czym jej wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej wycofaniem,
  • wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
  • do kserokopii dokumentów kadrowych na wniosek Pracownika lub osoby uprzywilejowanej Prawem Spadkowym w momencie śmierci Pracownika.

7. Źródło pozyskania danych osobowych

Jeżeli dane osobowe otrzymaliśmy od podmiotów innych, aniżeli osoba, której dotyczą, oznacza to, iż otrzymaliśmy je od innych podmiotów z grupy np. IFSPL, jej kontrahentów, dostawców usług, z mediów społecznościowych, Internetu lub innych publicznie dostępnych źródeł.

8. Pliki Cookies

Administrator wykorzystuje na swojej stronie internetowej www.ifmpl.pl („Serwis”) pliki cookies (ciasteczka), czyli niewielkie informacje tekstowe przechowywane na urządzeniu końcowym użytkownika, czyli jego komputerze, telefonie, tablecie, itp. Administrator może zbierać dane dotyczące wizyty użytkownika takie jak: adres IP, typ wykorzystywanej przeglądarki, systemu operacyjnego, itp. Pliki cookies są wykorzystywane wyłącznie w celu zapewnienia użytkownikom lepszego działania Serwisu, w szczególności zaś do:

  • dostosowania Serwisu do potrzeb i preferencji Użytkownika,
  • sprawniejszego działania Serwisu poprzez utrzymywanie sesji użytkownika, krótkotrwałego zapamiętywanie jego ustawień i wyborów,
  • prowadzenia statystyk, badanie popularności poszczególnych funkcjonalności i zakładek.

Używając Serwisu użytkownicy wyrażają zgodę na używanie plików cookies. W przypadku niewyrażenia zgody na używanie przez Administratora plików cookies, użytkownicy mają możliwość ich zablokowania w ustawieniach swojej przeglądarki. Przeglądarki internetowe w sposób domyślny dopuszczają przechowywanie plików cookies na urządzeniu użytkownika, zatem korzystając z Serwisu użytkownik zgadza się na używanie plików cookies. Użytkownik ma prawo poprzez zmianę ustawień w swojej przeglądarce internetowej zablokować automatyczne przechowywanie plików cookies przez Administratora i odpowiednio do swoich potrzeb skonfigurować wykorzystywanie plików cookies przez Serwis.

 

Członkostwo w: 

Formularz zgłoszeniowy
Innovative Facilit Management